Kennen Sie auch?
- Die Menge an täglichen Abstimmungen und kurzfristigen Änderungen ist nicht mehr händelbar?
- Informationen gehen verloren oder erreichen nicht alle Adressaten?
- Projektunterlagen, Dokumente, Nachweise oder Nachrichten sind nicht mehr auffindbar?
- Arbeitsabläufe geraten ins Stocken und Arbeitszeit geht verloren?
Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der internen Kommunikation ist ein vielversprechender Lösungsansatz – aber was tun ohne eigene IT-Abteilung, fehlender Zeit und Fachkenntnis?
Klar ist – die Einführung eines der Firmenstruktur angepassten digitalen Tools kann die interne Kommunikation, Abstimmung und viele Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Hier sind einige Möglichkeiten, die ein solches Tool bietet:
- Echtzeit-Kommunikation: Ein digitales Tool kann Echtzeit-Kommunikation ermöglichen, um schnell in Kontakt zu treten und Probleme oder Fragen zu besprechen.
- Gemeinsame Kalender: Durch die Integration von Kalendern können Termine und Aufgaben besser abgestimmt werden, was zur Reduzierung von Terminüberschneidungen und zur Erhöhung der Effizienz beiträgt.
- Gruppen-Chat: Ein Tool mit einem Gruppen-Chat ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit in Teams oder Projekten.
- Projektmanagement: Ein digitales Tool für Projektmanagement bietet eine zentrale Plattform, wie zum Beispiel die Zuweisung von Aufgaben, das Setzen von Fristen und das Verfolgen von Fortschritten.
- Versionierung von Dokumenten und Datensicherheit: Durch die Versionierung von Dokumenten kann sichergestellt werden, dass immer nur auf die aktuellste Version eines Dokuments zugegriffen wird.
In einem kürzlich abgeschlossenen Praxisfall in einem Handwerksunternehmen ergaben sich folgende Anforderungen an das Projekt:
- Zugriff der Poliere und Bauleiter auf Planungsdateien
- Dokumentation der Baustellen mit Fotos und zentrale Ablage
- einfache Übermittlung von Aufmaßen und Materialbestellungen
- Organisation der zentralen Ablage von Dateien
- Teamkalender zur Planung
So erfolgte die Umsetzung:
- Analyse der Infrastruktur und Aufnahme Anforderungen
- Einführung von Microsoft 365 als zentrale Plattform für alle Mitarbeiter
- Migration der vorhandenen Emailkonten mit Datenübernahme im laufenden Betrieb
- Einführung von Microsoft Teams als Grundlage zur Datenablage und zum Informationsaustausch
- Schulung und Einweisung der Büromitarbeiter
- Ausrollen der Lösung an Bauleiter – Samsung Tabletts für permanenten Zugriff
Dies waren die wichtigsten Ergebnisse:
- einheitliche Ablagestruktur der Bauakten in Microsoft 365
- ortsunabhängiger Zugriff
- moderne, schnelle Arbeitsweise in Bezug Vermessung und Baustellendokumentation
- Beschleunigung der Übermittlung und gleichzeitige Dokumentation von Materialbestellungen
- Erreichbarkeit aller Mitarbeiter über Email und Microsoft Teams zum schnellen Informationsaustausch